Ein im Jahr 2010 eingeführtes Organisationsmodell sorgt an der Hochschule für Musik und Theater Hamburg für besonderes Vertrauensverhältnis zwischen Verwaltung und Studierenden. Alle studierendenbezogenen Verwaltungsbereiche liegen nämlich in einer Hand, so dass die Studierenden für alle Belange - von der Bewerbung bis zur Zeugnisausgabe - jeweils nur eine Ansprechperson haben.
Eine allgemeine Unzufriedenheit mit der Verwaltungsstruktur sowie die Umstellung von sieben Fachbereichen auf drei Studiendekanate waren damals Anlass für ein Überdenken in der damaligen Studienverwaltung. In einer umfangreichen Bestandsaufnahme und durch intensive Gespräche wurden die Rahmenbedingungen und bestehenden Prozesse mit den Wünschen aller Beteiligten abgeglichen. Ergebnis war ein neues Organisationsmodell, das im Jahr 2010 implementiert wurde und bis heute von allen positiv bewertet wird.
In dieser Neuausrichtung wurden Studiengänge und Fachgruppen auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fest aufgeteilt. Somit werden die Studierenden von der Bewerbung und Aufnahmeprüfung über die gesamte Studienzeit bis zur Exmatrikulation von der gleichen Ansprechperson betreut. Das dabei entstehende Vertrauensverhältnis macht die Bewältigung von Verwaltungsvorgängen für alle Beteiligten leichter. Die Angst vor dem Prüfungsamt kommt hier nicht vor, da die Person, die für Prüfungsangelegenheiten zuständig ist, die gleiche ist, mit der die oder der Studierenden im Laufe des Studiums schon viele Berührungspunkte hatte. Nach dem gleichen Schema werden auch die Lehrenden betreut. Lehrende und Studierende einer Fachgruppe oder eines Studiengangs haben dieselbe Ansprechperson. Es gibt nur wenige Ausnahmen, bei denen weiterhin einige Aufgaben aus Koordinierungsgründen zentral wahrgenommen werden.
Ganzheitliche Betreuung, mehr Vertrauen
Der damals gewagte Neuzuschnitt hat sich bewährt und wurde nie bereut. Es ist bis heute ein wertvolles Konzept der Hochschule für Musik und Theater Hamburg. In der Verwaltung besteht seit dem mehr Klarheit in den Zuständigkeiten, mehr Transparenz in den Abläufen und eine ausgewogene Verteilung der Arbeitsbelastung. Die Aufgabengebiete sind durch Vielfalt interessanter geworden. Es bildete sich ein neues Expertentum, durch das kollegial Lösungen gefunden und Strukturen optimiert werden können. Die ganzheitliche Betreuung bewirkt ein wachsendes Vertrauen auf allen Seiten, so dass die Kommunikation und der Informationsfluss im Dreieck „Studierende – Lehrende – Verwaltung“ hervorragend funktioniert und Synergien entstehen. In diesem Modell finden auch alle Aspekte der Vielfalt bei Studierenden und Lehrenden Platz und alle Spezifika, die zu einer Musikhochschule gehören. Auch das Miteinander an einer kleinen Hochschule wird dadurch positiv befördert.